na etapie oceny formalnej jedynym obligatoryjnym załącznikiem do wniosku o dofinansowanie jest klauzula informacyjna, chcielibyśmy przypomnieć, że nie zwalnia to wnioskodawców z konieczności dołączania m.in. załączników potwierdzających przeprowadzenie rozeznań rynku, na podstawie których oszacowany został budżet projektu. W przypadku braku dołączenia rozeznań dotyczących wydatków:

·         nieuwzględnionych w standardzie stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu,

·         dotyczących towarów lub usług o innych niż określone w standardzie parametrach/wymaganiach jakościowych,

·         których cena jednostkowa przekracza maksymalną kwotę określoną w standardzie,

·         dla których nie została określona cena jednostkowa w ww. standardzie,

powinniście Państwo wzywać wnioskodawców do uzupełnienia ww. rozeznań na etapie oceny warunków udzielania wsparcia na wdrażanie LSR i kryteriów zgodności z LSR. Rozeznania muszą potwierdzać, że przedstawiony w budżecie projektu wydatek określony został o 3 porównane oferty cenowe u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców).

Prosimy, by przy ocenie wniosków zwracać uwagę na szczegółowość budżetów oraz uzasadnienia poszczególnych kosztów. Z uwagi na fakt, że przeważająca liczba wniosków rozliczana będzie za pomocą kwot ryczałtowych, budżety powinny być możliwie najbardziej szczegółowe, wydatki uzasadnione i oszacowane z należytą starannością.

Dla przykładu, jeśli projekt zakłada realizację zadania polegającego na przeprowadzeniu warsztatów kulinarnych to budżet może przedstawiać się następująco:

PRZYKŁAD 1 – zakładający zakup usługi obejmującej kompleksowe przeprowadzenie warsztatu:

Wówczas do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć min. 3 oferty od firm prowadzących warsztaty kulinarne. Oferty muszą być porównywalne oraz zawierać opis minimalnych wymogów, które wskazane zostały we wniosku o dofinansowanie np. jeśli we wniosku wskazano, że warsztaty będą trwać 8 godzin to wszystkie 3 oferty powinny odnosić się do warsztatów trwających 8 godzin (oferty mogą wskazywać cenę za godzinę warsztatów albo za 8 godzin). Dodatkowo, oferty powinny zawierać wyszczególnienie elementów składających się na całość ceny np. usługa obejmuje wynagrodzenie prowadzącego, udostepnienie kuchni, zapewnienie produktów spożywczych niezbędnych do przeprowadzenia warsztatu.

PRZYKŁAD 2 – zakładający rozbicie realizacji warsztatu na koszty jednostkowe:

Wówczas do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć min. 3 oferty, na podstawie których oszacowano koszt wynajmu sali szkoleniowej, koszt kompletu produktów spożywczych wraz ze wskazaniem elementów, które się na niego składają. Tak samo jak w  przykładzie nr 1, oferty muszą być porównywalne oraz zawierać opis minimalnych wymogów, które wskazane zostały we wniosku o dofinansowanie.

Niezależnie od tego, który z ww. przykładów będzie realizowany, każdorazowo z opisu zadania (we wniosku pkt 3.5 Harmonogram realizacji projektu) powinien wynikać jego zakres tj. ile minimum osób weźmie udział w warsztacie, ile godzin trwać będzie warsztat, jakie kompetencje/kwalifikacje posiadać będzie osoba prowadząca, w jakim pomieszczeniu zostaną zrealizowane warsztaty (np. w kuchni) oraz jakie materiały/produkty zapewnione zostaną uczestnikom warsztatów (np. warzywa, owoce itp.) oraz czy zapewniona zostanie przerwa kawowa/lunch.  Co do zasady ten zakres powinna uwzględniać każda oferta, żeby ceny były porównywalne.

PRZYKŁADOWY OPIS ZADANIA:

W ramach zadania zorganizowany zostanie warsztat kulinarny, w którym udział weźmie min. 10 osób (6 kobiet i 4 mężczyzn). Szczegółowe informacje nt. warsztatu:

·         czas trwania: 1 dzień x 8 godz.

·         prowadzone przez osobę posiadającą:

o   wykształcenie lub certyfikaty/zaświadczenia/inne dokumenty potwierdzające umiejętności do prowadzenia warsztatów kulinarnych;

o   min. 2 lata doświadczenia w zakresie prowadzenia warsztatów kulinarnych;

·         realizowane w kuchni m.in. z dostępem do bieżącej wody oraz dwiema kuchenkami.

Uczestnikom_czkom warsztatów zapewnione zostaną:

·         artykuły spożywcze – komplet, na który składać się będą warzywa (2 pomidory, ogórek, mix sałat/szpinak, brokuł, burak), owoce (granat, jabłko, pomarańcza), orzechy włoskie, ser feta, mała oliwa z oliwek, przyprawy (sól, pieprz, bazylia, oregano), wędzony łosoś;

·         przerwa kawowa (ciągła) oraz lunch zgodnie ze standardem wskazanym w załączniku nr 3 do Regulaminu naboru wniosków o wsparcie.

W trakcie warsztatów przedstawione zostaną zasady zdrowego odżywiania. Poprzez praktyczny charakter warsztatów uczestnicy_czki będą mieli możliwość przetestowania nabytej wiedzy w praktyce pod okiem profesjonalisty.

Opis zadania może zostać uzupełniony w uzasadnieniu kosztów. Dodatkowo, w  przypadku zlecania usług konieczne jest uzasadnienie zlecania usług w projekcie.

Podsumowując, bardzo ważne jest, by każdy wydatek w projekcie został odpowiednio opisany i uzasadniony:

·         w przypadku kosztów, które nie znajdują się w załączniku nr 3 do regulaminu albo nie pokrywają się ze wskazanymi w nim kwotami/standardami jakościowymi należy do wniosku dołączyć oferty potwierdzające przeprowadzenie rozeznania rynkowego,

·         w przypadku kosztów uwzględnionych w załączniku nr 3 do regulaminu, należy we wniosku wskazać informację potwierdzającą, że w ramach danego kosztu zapewniony zostanie standard opisany w ww. załączniku – tak jak w przykładzie powyżej dotyczącym przerwy kawowej i lunchu.